Une aide pour reconnaître les parties du mail, organiser les informations essentielles et rédiger un compte rendu simple en phase 5.
Phase 5
Un ordre recommandé pour ne rien oublier
Cet ordre aide le candidat A1-A2 à vérifier son mail. Il n’est pas présenté comme une règle officielle obligatoire.
1Qui écrit et à qui ?2Pourquoi j’écris ?3Les trois tâches4Les deux messages5La rencontre6Conclusion et signature
Anatomie du mail
Les éléments à repérer avant d’écrire
Le candidat distingue le personnage qui écrit, la personne rencontrée à l’oral et le destinataire du mail.
De
L’expéditeur
C’est le personnage joué par le candidat, avec son adresse professionnelle.
À
Le destinataire
C’est la personne qui reçoit le mail. Ce n’est pas forcément l’interlocuteur rencontré à l’oral.
Objet
Le sujet en quelques mots
Il annonce clairement pourquoi le mail est envoyé.
Appel
La formule d’appel
Bonjour Madame Dupont, Bonjour Monsieur Mazerand, ou Bonjour Dominique selon la relation.
Corps
Le compte rendu
Il reprend les tâches, les messages et la rencontre de façon organisée.
Fin
Conclusion et signature
Le mail se termine avec une formule simple, puis le nom, la fonction et la structure.
Objet
Un objet court et professionnel
L’objet indique en quelques mots pourquoi j’écris.
Adapté
Bilan de la journée
Adapté
Compte rendu de la journée
Adapté
Organisation des livraisons
Adapté
Travail réalisé avec Dominique
Adapté
Informations sur la commande
À éviter
Bonjour
À éviter
Information
À éviter
Travail
À éviter
Important
Actions réalisées
Transformer une consigne en phrase de mail
Le passé composé sert à raconter ce qui a été fait. Le candidat explique le résultat, pas seulement le document lu.
Lisez le document.devient
J’ai lu le document.
Calculez les quantités.devient
J’ai calculé les quantités.
Reportez les numéros.devient
J’ai reporté les numéros de commande.
Complétez le planning.devient
J’ai complété le planning.
Prenez des notes.devient
J’ai pris des notes.
Écoutez les messages.devient
J’ai écouté les messages.
Vérifiez le stock.devient
J’ai vérifié le stock. Il faut commander huit boîtes de gants.
Organisez les produits.devient
J’ai organisé les produits dans la chambre froide.
Contenu
Les trois blocs du compte rendu
Le mail reprend l’essentiel : il ne raconte pas toute la conversation mot à mot.
Tâches
Tout d’abord, ensuite, enfin
Tout d’abord, j’ai calculé les quantités à livrer. Ensuite, j’ai reporté les numéros de commande. Enfin, j’ai organisé les produits.
Messages
Qui ? Pourquoi ? Information ? Action ?
Monsieur Martin a appelé au sujet de la livraison. Il a indiqué que la livraison est reportée à jeudi. Il faut le rappeler pour confirmer.
Rencontre
Phases 3 et 4 en bref
J’ai rencontré Lina. Je lui ai expliqué le travail. Elle m’a demandé l’heure de la livraison. Je lui ai répondu que la livraison est prévue à 14 heures.
Temps utiles
Tous les verbes ne sont pas au passé composé
Le mail combine les actions terminées, les informations encore valables et les actions restant à faire.
Action réalisée
Passé composé
J’ai lu le document. J’ai rencontré Lina.
Information actuelle
Présent
La livraison est prévue vendredi. Le produit n’est pas disponible.
Action à faire
Il faut + infinitif
Il faut rappeler le fournisseur. Il faut commander huit boîtes.
Mini-défi final
Reconstruire un mail complet
De
manu.poirier@entreprise.fr
À
victor.mazerand@entreprise.fr
Objet
Bilan de la journée
Bonjour Monsieur Mazerand,
Comme convenu, je vous envoie le bilan de la journée.
Tout d’abord, j’ai calculé les quantités à livrer. Ensuite, j’ai reporté les numéros de commande dans le planning. Enfin, j’ai organisé les fruits et les légumes dans la chambre froide en respectant les consignes.
J’ai également écouté deux messages. Monsieur Martin a indiqué que la livraison du secteur Sud est reportée à 14 heures. Il faut le rappeler pour confirmer. Madame Leroy a signalé que la commande n° 1842 est incomplète. Il faut vérifier les deux cagettes manquantes.
J’ai rencontré Dominique Fischer et je lui ai expliqué les quantités, les horaires et le rangement de la chambre froide. Elle m’a demandé quelle livraison devait partir en premier. Je lui ai répondu qu’il fallait commencer par le secteur Nord.
Je reste disponible si besoin.
Cordialement,
Manu Poirier
Employé polyvalent
Entreprise LogiFrais
Organisation
Les 20 minutes : une recommandation d’entraînement
Ce partage aide à s’entraîner. Ce n’est pas une règle officielle.
2 min
Relire la situation
Je vérifie le personnage, le destinataire et l’objectif.
13 min
Écrire le mail
J’écris directement le mail avec les tâches, les messages et la rencontre.
3 min
Vérifier le contenu
Je contrôle les trois tâches, les deux messages et la rencontre.
2 min
Vérifier la forme
Je relis De, À, objet, chiffres, ponctuation et signature.
Avant d’envoyer
Je vérifie l’essentiel
De, À et objet sont présents.
Le destinataire est correct.
Les trois tâches sont reprises.
Les deux messages sont repris avec information et action.
La rencontre est résumée avec une information utile.
Les informations exactes sont faciles à retrouver.
Les paragraphes séparent tâches, messages, rencontre et conclusion.
La signature correspond au personnage.
Un bon mail DCL FP est simple, professionnel, suffisamment complet et facile à comprendre.
