Les messages téléphoniques arrivent après les documents écrits : ils ajoutent ou confirment des informations utiles pour la mission.
Gestes à maîtriser
1
Préparer l’écoute
Je lis les informations demandées dans la fiche téléphonique avant le message pour savoir ce que je cherche.
2
Noter les détails essentiels
Je repère la date, l’heure et l’objet de l’appel ; le nom de la personne, sa fonction ou sa société.
3
Noter les détails importants du message
Je note les idées clés : changements, demandes, contraintes ; détails concernant les horaires, les lieux, les noms, les numéros de téléphone, etc.
4
Garder une trace claire
Je note assez court pour pouvoir parler ensuite sans relire mot à mot.
Les 2 messages
Ce que vous devez écouter
Dans une mission DCL FP, les messages téléphoniques ne sont pas séparés du reste. Ils donnent souvent une information de dernière minute : une commande change, une personne appelle, un horaire bouge, un responsable doit être prévenu.
1. Qui appelle ?
Je note le nom, la fonction ou la société de la personne qui laisse le message.
Exemple : une cliente, un fournisseur, un responsable ou un collègue.
2. Qu’est-ce qui change ?
Je repère l’information nouvelle : produit ajouté, horaire modifié, adresse confirmée, problème signalé.
Exemple : une livraison reportée, un produit manquant ou une commande à compléter.
3. Que faut-il transmettre ?
Je garde l’action utile : rappeler, confirmer, prévenir, noter pour le patron ou adapter le planning.
Exemple : demander au responsable de rappeler une personne avec son numéro.
Checklist
1
Qu’est-ce que je dois écouter en priorité ?
2
Quelle information est nouvelle ?
3
Quelle information change ?
4
Qu’est-ce que je devrai transmettre ?
Exemple guidé
Premier message
Le premier message de l’audio Hôtel Deray donne une information de réservation à préparer pour le lendemain soir.
Écouter le message
Écouter le message 1Audio original Hôtel Deray
Afficher l’extrait de texte
Message reçu aujourd’hui à 07 h 45. Bonjour Manu, c’est Élodie, de la réception. Je viens d’avoir un appel pour une réservation, demain soir. C’est pour une famille de 4 personnes, dont un bébé et un enfant de 5 ans. Je les ai prévus dans la chambre 203. Donc, il faudra ajouter un lit bébé et ouvrir le canapé-lit avant leur arrivée à 18 heures. Ah, et ils ont aussi demandé à avoir un chauffe-biberon dans la chambre. Merci Manu !
Qui appelle ?Élodie, de la réception
Quelle est la date ?Aujourd’hui
À quelle heure ?07 h 45
Quel est l’objet du message ?Une réservation pour demain soir
Les actions à faireAjouter un lit bébé, ouvrir le canapé-lit avant 18 h et mettre un chauffe-biberon dans la chambre
Autres détails importantsFamille de 4 personnes, dont un bébé et un enfant de 5 ans, chambre 203
À vous de jouer
Écoutez le deuxième message, puis placez les informations utiles. Vous pouvez afficher la transcription si nécessaire.
Deuxième message
Écouter le message 2Audio original Hôtel Deray
Afficher le message écrit
Message reçu aujourd’hui à 08 h 30. Bonjour Manu, c’est Victor Mazerand à l’appareil. Vous avez vu, il y a eu de l’orage cette nuit, il y a pas mal de dégâts dans le parc de l’hôtel : il y a plusieurs lampes autour de la piscine qui sont cassées, et des branches d’arbres par terre un peu partout dans le parc. Demandez à Dominique Fischer de vous aider à tout remettre en ordre, d’accord ? Prévoyez aussi de replanter du gazon et des fleurs dans l’allée de l’hôtel. Merci d’avance !
Cartes à placer
Qui appelle ?
Quelle est la date ?
À quelle heure ?
Quel est l’objet du message ?
Les actions à faire
Autres détails importants
Ma note téléphone
Victor Mazerand, aujourd’hui 08 h 30 : orage pendant la nuit, dégâts dans le parc. Lampes cassées autour de la piscine, branches au sol. Demander à Dominique d’aider à remettre en ordre et prévoir gazon/fleurs dans l’allée.
Voir une correction possible
La bonne note garde l’appelant, l’heure, le problème signalé, les lieux concernés et les actions à transmettre pour organiser la suite.
Message essentiel
J’écoute avec une intention : compléter, corriger ou confirmer une information.
